تدوین معماری سازمانی و تبدیل آن به راه کار IT


گام اول مدیریت مبتنی بر فرآیند

در یک شرکت بدون داشتن چارچوبی سیستماتیک برای درک فعالیت‌ها و ارتباطات آنها با هم ، شبیه به سرنشینان کشتی هستیم که در طوفان سهمگین گرفتار شده باشند و ناخدای کشتی در تلاش باشد بدون قطب نما و نقشه راه خود را از میان صخره های خطرناک پیدا کند.
در شرکتی که کارکنان با تخصص ها و مهارت های مختلف در دریایی از اطلاعات گسسته و جدا از هم غوطه ور هستند ، مدیران شرکت چگونه باید کسب و کارهای خود را مدیریت نمایند؟ آیا اگر برای هر یک از کارکنان وظیفه مشخص در نظر بگیرند هماهنگی و جریان مناسب اطلاعات برقرار می گردد؟ آیا می توان تغییرات پرشتاب امروز را در آشیانه های فکری رایج گذشته (سیستم وظیفه ای) پرورش داد. وقتی به تفکر درباره آینده هر شرکتی می پردازیم بحرانها و تحولات پشت سرهم و گاهی نیز همزمان بر کسب و کارها هجوم می‌آورند، با هم برخورد میکنند و در هم می‌آمیزند و در کسب و کارها تنش ایجاد می کنند .نحوه برخورد مدیران در چنین شرایطی متفاوت است. برخی از مدیران نوعی سکوت پیشه می‌کنند انگار هیچ تنشی به وجود نیامده و هیچ اتفاقی افتاده است. این مدیران شرکت خود را در بی حرکتی کامل نگه می دارند. برخی دیگر از مدیران سعی در ایجاد نظم نوین از جریان اطلاعات و جریان مواد در شرکت خود می نمایند اگر بتوانند سیستم مدیریت مبتنی بر فرایند را به خوبی پیاده سازی و اجرا نمایند دلیل بسیار خوبی برای خوش‌بینی کسب و کار خود در آینده خواهند داشت. حتی اگر چنین باشد که طراحی ،پیاده سازی و اجرای اولیه سیستم مدیریت مبتنی بر فرایند ها بر سال اول کمی سخت و دشوار باشد.

در عرصه تحولات و دگرگونی ها فرصت ها به سان باد از دست صاحبان کسب و کار می گریزد. اما تهدیدها که با هر سرعتی هم از آنها عبور کنیم باز هم سنگینی سایه تهدید ها صاحبان کسب و کارها را به راحتی رها نمی کنند. در این شرایط ایده ها و تفکرات جدید می‌توانند دریچه‌ای به روی آینده باشند .به منظور اینکه بسترهای لازم در مورد باز اندیشی در روشهای انجام کار فراهم گردد. این دریچه ها بایستی با توجه به باورها ، اعتقادات و ارزش‌های بنیادین به موقع و در زمان مناسب گشوده شود. تا تفکرات و ایده های جدید مانند نسیم در هوای بهاری، جانی تازه در کالبد سازمان بدمد و زمینه های لازم برای حرکت حیات بخش در آینده آغاز می گردد.
هر سازمان و یا هر شرکتی از مجموعه ای از امکانات و محدودیت ها تشکیل شده است .بهترین رویکرد این است که مدیران هر سازمانی با واقع‌بینی کامل و به دور از تعصب های شغلی، حرفه ای و سازمانی، امکانات ومحدودیت‌های سازمان خود را بر اساس نیازهای حال و آینده شناسایی کنند و جایگاه سازمان خود را در بازارهای محلی، منطقه ای و بین المللی تعریف نمایند و همیشه سعی کنند، راه رسیدن به جایگاه مورد نظر را هموار نمایند.
هر سازمانی که علاقمند به در دست گرفتن سرنوشت آینده خود باشد و فقط به بقا بلکه قصد پیشرفت و توسعه در این فضای کسب و کار پر از تنش و دگرگونی های فراوان و ناگهانی را دارد بایستی به موضوع مطابق شکل زیر اشراف کامل یابد:
- آینده پژوهی
- مدیریت استراتژیک
- مدیریت فرایندها
به این مفهوم که نتایج حاصل از مطالعات و فعالیت های آینده پژوهی شالوده اصلی مدیریت استراتژیک را تشکیل می دهد و نیز نتایج مربوط به فعالیت‌های مدیریت استراتژیک چگونگی طراحی و پیاده سازی مدل مدیریت فرایندی سازمان را مشخص می نماید.
اگر خواهان استفاده بهینه از منابع و پذیرش کمترین ریسک باشیم لازم است که فرایند ها، زیر فرایندها ،فعالیت ها و وظیفه های مربوط به کسب و کار هایمان را هرچه بهتر شناسایی ، درک و به صورت متوازن بهبود بخشیم تا سازمان ما از قربانیان شوک های آینده بازار نباشد.